Samenvatting

• Er is taal nodig met gedeelde betekenissen om zo met elkaar zinvol over de aanpak van unieke opgaven te kunnen communiceren,
• Om een unieke opgave te realiseren, is projectmanagement één van de methoden, maar het kan ook improviserend aangepakt worden,
• Improvisatie is een manier van samenwerken, gericht op voor het ogenblik bedenken en uitvoeren van activiteiten,
• Improviseren is alleen te sturen door aandacht en door het begrenzen van menskracht en middelen zoals tijd en geld,
• Betrokkenen accepteren dat improviseren een zekere rommeligheid met zich meebrengt,
• De uitkomst vaneen improvisatie kan soms gevolgd worden door een project (zoals in de video wordt toegelicht)

Werken zonder plan werkt -vaak- beter

Opgaven kunnen op veel manieren worden aangepakt, waarbij improviseren en routinematig werken de uitersten zijn. Daartussen zitten veel tussenvormen, zoals projectmanagement, scrum, programmamanagement, procesmanagement e.d. Door het rommelige karakter wat eigen is aan improvisatie, heeft het bij veel mensen -ten onrechte- een slechte naam: ‘het is onduidelijk wat we krijgen’, ‘ze doen maar wat’, ‘er is geen enkel inzicht in wie wat wanneer doet’ e.d.

Improvisatie is spontaan bedenken en doen

Improvisatie (naar het Latijnse onvoorzien) is het spontaan creëren of bedenken van concepten ter plekke. In de wereld van muziek is er sprake van improvisatie wanneer de muziek niet of niet geheel van tevoren is vastgelegd, en door musici tijdens de uitvoering spontaan wordt verzonnen. Het is het tegendeel van een compositie waarbij een muziekstuk geheel of bijna geheel is vastgelegd. Improvisatie wordt ook wel aangeduid met GBV= Gezond Boeren Verstand.

Sommige unieke opgaven kunnen het best improviserend gerealiseerd worden

Niet elke unieke opgave die buiten de routine valt, is project- of planmatig matig aan te pakken. Soms is improviseren is veel geschikter, oogt creatiever, vraagt minder georganiseer en wordt gekenmerkt door werken zonder een plan. Vraagstukken die buiten de dagelijkse werkzaamheden vallen, problemen die opgelost moeten worden, of doelen die behaald moeten worden, krijgen overigens al snel het label ‘project’ opgeplakt. Dat klinkt immers beter dan ‘klus’, ‘taak’, ‘opdracht’, of ‘verkenning’. Het label project geeft in veel organisaties aan dat het belangrijk is of professioneel interessant is, en dat doen de eerdergenoemde woorden niet. Daarmee zeg ik eigenlijk dat veel projecten gewoon luxe verpakte improvisaties zijn!

Ter plekke bedenken en itereren

Improviseren is geschikt voor opgaven waarbij van tevoren niet bekend is wat er opgeleverd gaat worden en welke werkzaamheden nodig zijn. Kenmerken van improviserend werken zijn verder dat ook onbekend is welke mensen en/of deskundigheden wanneer nodig zijn, hoeveel geld het gaat kosten of hoe veel tijd er nodig is om het probleem op te lossen en of het doel te behalen. Dus opdrachtgevers, adviseurs en projectmanagers is: wees erop bedacht dat veel projecten gewoon luxe verpakte improvisaties zijn!

Improvisatie is een inspanningsverplichting

Een van de grootste valkuilen bij improviserend werken is dat er een resultaat wordt beloofd. Bij improvisatie weet je van te voren niet wat mogelijk is, er kan alleen beloofd worden dat betrokkenen hun best gaan doen, zonder toe te zeggen wat er precies wat er binnen de beschikbare tijd opgeleverd wordt. Ook kan niet toegezegd worden dat het probleem in de beschikbare tijd opgelost is. Anders gezegd: ga als opdrachtnemer nooit een resultaatverplichting aan maar een inspanningsverplichting: ‘We doen ons best in de tijd die ons ter beschikking staat’.

Omdat bij een improvisatie het resultaat en het werk onduidelijk zijn, is het moeilijk in te schatten welke vorderingen gemaakt worden en of de gemaakte kosten wel reëel zijn. De opgave kan alleen ‘gestuurd/gemanaged’ worden door van tevoren af te spreken hoe veel tijd en geld besteed mag worden en wanneer het af moet zijn.

Er is iemand nodig die de taak opdraagt en mankracht en geld regelt 

Sommige mensen bedenken een taak en zijn dan eigenlijk hun eigen ‘opdrachtgever’, soms vervult een interne of externe klant de rol van opdrachtgever. Deze zegt wat hij/zij wil hebben en stelt middelen en menskracht ter beschikking om het uit te kunnen voeren. Improviserend werken levert alleen een bruikbaar product op als er door -voor het onderwerp- competente mensen aan gewerkt wordt. Zonder competente mensen levert improviseren alleen maar chaos op. Van medewerkers wordt verwacht dat ze in de afgesproken periode beschikbaar zijn en hun best doen.

Een plan van aanpak is zinloos  

Het ontbreken van duidelijkheid en structuur, maakt dat improviseren voor sommige mensen ongeschikt is. Het is immers niet mogelijk en zinvol om een organisatieschema of om een balkenplan te maken. En een een plan van aanpak levert weinig inzicht op en is al achterhaald voordat de inkt droog is.

Voor de omgeving is improvisatie moeilijk volgbaar, voortgang wordt afgewisseld perioden van trial en error, met dan weer een spurt. Leiderschap is voor de buitenstaanders ook moeilijk volgbaar, omdat leiderschap vaak geen functie is maar rouleert, afhankelijk van het moment, het vraagstuk, de energie, visie of van de daadkracht van een individu.

Accepteer het rommelige wat hoort bij improvisatie.

Als een opgave routinematig of planmatig te realiseren is, dan is improvisatie een inefficiënte aanpak. Dan kan er beter gegrepen worden naar de toolkit van scrum, lean, Prince2, e.d. Improvisatie is een efficiënte aanpak als het wordt toegepast op unieke opgave waar het resultaat en het werk niet bekend zijn of waar meteen actie gevaagd wordt. Voorwaarde voor een improviserende werkwijze is dat er wordt gewerkt vanuit het vertrouwen dat het wel goedkomt. De opdrachtgever accepteert wat er aan producten wordt opgeleverd met een houding van: het is niet goed, het is niet fout, het is wat het er is en als we er maar van leren, om van daaruit vervolgstappen te zetten, net zoals het uitkomt. En dat betrokkenen er mee kunnen leven dat improvisatie nu eenmaal een rommelige werkwijze is.

Soms volgt op een improvisatie een project

Als er na afloop van een improvisatie nog veel werk moet worden verzet, kan het soms raadzaam zijn daar een projectmatige aanpak voor te kiezen. Daarvoor moeten in de improvisatie wel een paar zaken duidelijk zijn geworden, zoals in de onderstaande video wordt toegelicht. Oh ja, een project begint trouwens altijd in een improvisatie.

Bronnen:

Project Canvas. R. Kor, J. Bos, Th. van der Tak, Management Impact, 2016/2020.

Managen is gewoon doen. R. Kor, Kluwer, 2011