Er is nu zo’n twee jaar ervaring in het toepassen van het Project Canvas, en in die tijd heeft het canvas zijn waarde bewezen!

We waren niet bijzonder origineel met het ontwikkelen van een canvas. Het  canvas-denken is immers al weer heel wat jaren geleden geïntroduceerd door Osterwalder met zijn Business Canvas. Gebaseerd op dat canvas was het ook al geschikt gemaakt voor programma’s in het boek Program Canvas (van der Tak, Prevaas en Cremer). En in het najaar van 2016 verscheen ons boek Project Canvas – samen naar de kern van je project. In de vele bijeenkomsten waarin het canvas is toegepast, blijkt dat het een prima bruikbaar instrument is om of individueel of met een groep duidelijkheid over het beoogde project te krijgen. Hieronder volgt de toelichting op het waarom en hoe van een project canvas.

Het moeizame begin van een project

De aanleiding om een project canvas op te stellen ligt in onze ervaring als adviseurs. We hebben veel projectteams en hun opdrachtgevers geholpen bij de start van hun project. Wat we in al die jaren geleerd hebben is dat ‘een goed begin het halve werk is’. Een geweldige open deur, maar deze wijsheid gaat nog steeds op. Vaak hoorden we van opdrachtgevers de verzuchting ‘waarom moet het allemaal meteen ze lang duren voordat er enige duidelijkheid is wat er gaat gebeuren”. En van projectteamleden hoorden we vaak “we schrijven uitgebreide plannen waar vervolgens niks mee gebeurt”.

Er is behoefte aan een globaal beeld

We hebben gemerkt dat in de ‘improvisatiefase of preprojectfase’ er bij de betrokkenen vooral behoefte is aan een eerste beeld van het project en minder aan volledigheid. Het Project Canvas helpt hen daarbij! Het Project Canvas is een hulpmiddel dat de projectleider en het team helpt om de hoofdlijnen zichtbaar te maken en te beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is. Ons project canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project.

Van idee naar overzicht

Het Project Canvas helpt de betrokkenen bij de fase van het komen van idee naar het eerste globale overzicht van het waarom en hoe. Het Project Canvas kan kortweg in kernwoorden getypeerd worden:

• interactie,
• snelheid,
• co-creatie en open dialoog,
• visualiseren en samenhangend beeld,
• gemeenschappelijke taal,
• pro-activiteit en eigenaarschap .

We hebben gemerkt dat vooral het projectteam praktisch houvast vindt bij het toepassen van het Project Canvas. Zij zijn immers in eerste instantie verantwoordelijk voor de inrichting van het project en met het canvas leggen ze daarvoor de basis.

Ook de opdrachtgever en het management zijn gebaat bij een ingevuld canvas, ze weten immers snel waar ze aan toe zijn.

Omdat bij het opstellen van een canvas er ook expliciet aandacht aan de belanghebbenden wordt besteed, worden hun opvattingen ook vroegtijdig verwerkt.

Het ingevulde canvas beantwoord 15 vragen

Het canvas bestaat uit een 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) waarbij het team de antwoorden vastlegt met ‘post-its’. En aan het eind van de ‘canvas workshop’ wordt het grote vel papier met de ingevulde canvas elementen, dat bij voorkeur aan de muur hangt, vol met ‘geeltjes’, met de opdrachtgever en eventueel met belanghebbenden, besproken.

We hebben de vijftien elementen gegroepeerd rondom vijf kernvragen die de kern van elk project en dus ook van het Project Canvas vormen. Deze zijn Wat, Wie, Hoe, Waarbinnen en Waarmee?

• In de Wat-vraag zijn de achtergrond, probleem/uitdaging, doelen, resultaat en afbakening als elementen opgenomen.
• Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, belanghebbenden en het projectteam.
• De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden.
• Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan randvoorwaarden en kwaliteit.
• Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?

Wat komt er na het canvas?

Op basis van het canvas kan de opdrachtgever een besluit nemen over stoppen of doorgaan. Als deze besluit tot stoppen, dan is er niet veel nodeloos gedetailleerd werk verzet. We hebben ervaren dat een canvas door een team – na voorbereidend werk – in een of twee ochtenden opgesteld kan worden.

Als besloten wordt om door te gaan dan vormt het uitgewerkte canvas een goed startpunt voor het opstellen van het ‘project contract’ (PID, projectplan, projectopdracht, project contract) of welke term gebruikt wordt voor het officiële startdocument van een project. En daarin wordt de wat en hoe van het project gedetailleerd uitgewerkt.

Welke benadering gekozen wordt (Projectmatig Werken, Projectmatig Creëren, PRINCE2, Agile, Scrum, PMBoK of anders), vanuit elke aanpak is het canvas bruikbaar.

Gebaseerd op bestaande aanpakken is er een nieuwe werkvorm ontwikkeld

Lezers die een geheel nieuwe aanpak van het managen van een project zoeken kunnen we geruststellen (en in sommige gevallen teleurstellen). Het boek is gebaseerd op onderwerpen die ook in andere aanpakken voorkomen. Het vernieuwende is de interactieve en pragmatische werkwijze van opstellen van een eerste ’plan’ en de visuele weergave ervan. Het boek is opgezet als een werkboek, waarbij   de lezer voldoende achtergrond geboden wordt om doordacht aan de slag te kunnen.

Project Canvas – samen naar de kern van je project, R. Kor, J. Bos en T. van der Tak.